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私の仕事 その2 - オフィスアドミニストレーター

『オフィスアドミニストレーター』 なんて書くと一体どんな仕事なんや~?って感じですが、いわゆる総務みたいな仕事です。 オフィス内のことは何でもやります。 自分の担当ではないことは該当部署に転送しますが、一応全体の窓口ということでとりあえず何でも受け付けます。

ロビーに座っているせいもあって、各部署の色んな人が色んなことを聞いてきます。 コピー機の紙がつまった(自分でつまった紙を取ろうよ)、ファックスのトナー交換が必要だ(じゃ、交換してね。)ネットワークにログインできない(ITに先に聞こうよ)という「まずは自分で調べてみようよ。」レベルから、キッチン備品の管理、オフィスのレイアウト、家具の発注などや電話会議の中継番号設定、会議室のスケジュール管理や早急に処置しないと(電話が通じないとか)いけないような問題まで。

一番私が個人的に受けたのは、次のような質問。 
「パスポートを更新しないといけないんだけど、僕の前のパスポートはもう失効してるんだ。 どうすればいいか知ってる?」

あのー、私日本人なんですけどー! アメリカ人のパスポート更新のことを知らなくても全然かまわない立場なんですけどーーーー!

私が髪振り乱して二人分の仕事をしていた時期だったので、「そんなことぐだぐだタイプしてメールしてくる時間があるなら、passport renewal ってたった二語だけタイプしてググれば一発でしょうよ!」 ってまじで思いましたよ。 でも、とりあえず、なぜかアメリカ政府国務省のパスポート更新のページを知っていたので、URLをハイパーリンク付きで返事しました。

私が一番いやなのは、ロビーに座ってるいるからなのかどうなのかわかんないけど、私が暇だと思って、つまんないおしゃべりをしてくる人。 でもそういう人を邪険に扱うわけにもいかず、あまりに長くなるとシャチョーの名前を出して、「あのー、これを早急に用意しないといけないので・・・」って感じで仕事に戻らせてもらわないといけないのが、どうにもいやだ。 こういう人は相手がどういう状況なのか、ということに対する気配りが全然できないんだろうなー。 

新しい受付兼アドミニストレーターを雇ったので、私のこういう総務的な仕事は少しずつ彼女に手伝ってもらいつつ引継ぎ中。 一応最終確認は私がするようにはしていますが、だいぶ肩の荷が軽くなりつつある今日この頃。 その受付の彼女が独り立ちできるようになったら、総務的な仕事は全部彼女にやってもらう予定。 そしてできた時間はシャチョーと私のもう一つの仕事、国際営業サポートの方に回すようにしたい、と言うか、してくれ、と言われています。 ・・・ということは、いつまでたっても日本人のように働かないといけない、、、ということなのでしょうか。。。 シャチョー! 私が働き者じゃなかったら一体どうするつもりだったの~?
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by soylista_y_bonita | 2007-04-15 15:58 | アメリカで働く