これからどうする、どうなる!? アメリカで!

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私の仕事 その2 - オフィスアドミニストレーター

『オフィスアドミニストレーター』 なんて書くと一体どんな仕事なんや~?って感じですが、いわゆる総務みたいな仕事です。 オフィス内のことは何でもやります。 自分の担当ではないことは該当部署に転送しますが、一応全体の窓口ということでとりあえず何でも受け付けます。

ロビーに座っているせいもあって、各部署の色んな人が色んなことを聞いてきます。 コピー機の紙がつまった(自分でつまった紙を取ろうよ)、ファックスのトナー交換が必要だ(じゃ、交換してね。)ネットワークにログインできない(ITに先に聞こうよ)という「まずは自分で調べてみようよ。」レベルから、キッチン備品の管理、オフィスのレイアウト、家具の発注などや電話会議の中継番号設定、会議室のスケジュール管理や早急に処置しないと(電話が通じないとか)いけないような問題まで。

一番私が個人的に受けたのは、次のような質問。 
「パスポートを更新しないといけないんだけど、僕の前のパスポートはもう失効してるんだ。 どうすればいいか知ってる?」

あのー、私日本人なんですけどー! アメリカ人のパスポート更新のことを知らなくても全然かまわない立場なんですけどーーーー!

私が髪振り乱して二人分の仕事をしていた時期だったので、「そんなことぐだぐだタイプしてメールしてくる時間があるなら、passport renewal ってたった二語だけタイプしてググれば一発でしょうよ!」 ってまじで思いましたよ。 でも、とりあえず、なぜかアメリカ政府国務省のパスポート更新のページを知っていたので、URLをハイパーリンク付きで返事しました。

私が一番いやなのは、ロビーに座ってるいるからなのかどうなのかわかんないけど、私が暇だと思って、つまんないおしゃべりをしてくる人。 でもそういう人を邪険に扱うわけにもいかず、あまりに長くなるとシャチョーの名前を出して、「あのー、これを早急に用意しないといけないので・・・」って感じで仕事に戻らせてもらわないといけないのが、どうにもいやだ。 こういう人は相手がどういう状況なのか、ということに対する気配りが全然できないんだろうなー。 

新しい受付兼アドミニストレーターを雇ったので、私のこういう総務的な仕事は少しずつ彼女に手伝ってもらいつつ引継ぎ中。 一応最終確認は私がするようにはしていますが、だいぶ肩の荷が軽くなりつつある今日この頃。 その受付の彼女が独り立ちできるようになったら、総務的な仕事は全部彼女にやってもらう予定。 そしてできた時間はシャチョーと私のもう一つの仕事、国際営業サポートの方に回すようにしたい、と言うか、してくれ、と言われています。 ・・・ということは、いつまでたっても日本人のように働かないといけない、、、ということなのでしょうか。。。 シャチョー! 私が働き者じゃなかったら一体どうするつもりだったの~?
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by soylista_y_bonita | 2007-04-15 15:58 | アメリカで働く

私の仕事 その1 - 社長アシスタント

私はもしかすると、いわゆる「社長アシスタント・社長秘書」の典型とはほど遠いかも知れない。

というのも、社長のアシスタントなんて仕事はやったこともなければ、そういう仕事をしている人と一緒に働いたこともないし、友達にもいない。  それに前任者も私が入社した時にはもういなかったので、「こんな感じ?」と毎日思いながら仕事をしている。 反対に言えば、自分がやりたいように自分のスタイルでできる、というのはラッキーなことだと思う。

会社も社長も若いし、ここはなんてたってカジュアルなアルバカーキ。 私の中にあるステレオタイプな秘書、例えば、運転手付きの黒光りしたベンツの後部座席に社長が乗り込むと、秘書がかばんを手渡し、「いってらっしゃいませ」てなことをいいながら車が見えなくなるまでお辞儀・・・ なーんてことは全くない。 だいたい最近のうちのシャチョー、マウンテンバイクで通勤してるし・・・ シャチョーの車はBeemer(BMW)のM3コンバーチブルだから後部座席に乗り込むのメチャめんどくさいし。

たまには"Sir"って言ってみたりもするけど、やっぱファーストネームだよね、アメリカって国は。 シャチョーもくだけた人だから、お互いジョーク飛ばしたり、中国との電話会議をスケジュールしたのに、それもアラーム付きで入れといたのに、ブッチしちゃったり、完璧じゃないところが人間的でいい。 ちょっとわがままだけど、無理難題は言ってこないから助かる。 とにかくシャチョーにはいい仕事をしてもらいたいので、細かなことは私が代りにやるようにいつもアンテナをはっている。 甘やかすわけじゃないけど、部屋を片付ける時間があったら、シャチョーにはもっと重要な決断をしてほしいので、私がささっと片付けるとか、あるいはジムにでも行ってちょっとストレス発散してもらうとか。

とこう、わりとりラックスした社長アシスタント業なわけだけど、気をつけていることが三つある。

一つは身だしなみ。 今はロビーに座っている、ということもあるけれど、一応社長のアシスタントだからねー。 お化粧もし、きちんとした格好をするようにしている。 社長の来客は時にはとても高名な方や著名な方もおられるので、失礼のないように。 かと言って高い服・靴を身に付けているわけでも、新しいものばかり持っているわけでもない。 この仕事の前に働いていたリサイクルショップで今も服を買う。 でも、やっぱり新しい服もまぁ、欲しくなるよね。 で最近はTheoryのスーツとか買っちゃったんだけど・・・

二つ目は丁寧な英語。 電話だといまだに焦って、ちょっとため口風になってしまったりする。  でもなるべく丁寧な英語をメールでは使うように気をつける。 失礼がないように、本当に冷や汗モノでメールを書くことも結構ある。 文法間違ってないか?とかこの単語はこの文脈に適切か?とか・・・ 「このメールの文章はなんだ? これでも社長のアシスタントか?」なんて先方に思われたら、私はいいとして、シャチョーのみならず、会社のイメージも悪くなっちゃうからねー。  私が連絡を取る相手はほとんど場合、目上の方なので、相手がファーストネームで呼んでくれ、と言うまではMr./Ms.を使うようにしている。 でも何事も中庸が肝心。 丁寧すぎないようにも気を使っている。

三つ目は笑顔。 これはシャチョーだけじゃなくて、その一日に会った人、みんなに笑顔を向ける。 「笑顔がいいからこれあげる。」って取引先の人(女性)におみやげをもらったこともあるぞ! いい笑顔を向けるためにはいい自分でいないとできない。 なので、毎日その日その日を「今日は今までで一番いい日だ!」と自分に暗示をかけるみたいに言い聞かせたりしている。

そういう私の目下の仕事はシャチョーがアメリカ政府商務省主催のインド・中国視察派遣団に参加するので、商務省のコーディネーターと連絡を取りながら、飛行機とかビザとかの手配。 意外と複雑で時間がかかるんだな、これが。 頑張ります。

さて、明日は今までで一番いい日になるぞ~!
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by soylista_y_bonita | 2007-04-05 15:34 | アメリカで働く